Isännöinnin eettinen neuvosto
Tiivistelmä: Isännöinnin eettinen neuvosto katsoi, että isännöintiyrityksen menettelyt olivat olleet eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta), 6. kohdan (noudattaa vaitiolovelvollisuutta luottamuksellisen tiedon suhteen, eikä käytä väärin saamiaan tietoja) ja 7. kohdan (huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet) vastaista. Isännöinnin eettinen neuvosto suositteli Suomen Isännöintiliitto ry:lle ja Isännöinnin auktorisointi ISA ry:lle huomautuksen antamista isännöintialan ammattimaiselle toimijalle.
Lausuntopyynnön pääkohdat:
Lausuntopyytäjä on pyytänyt Isännöinnin eettisen neuvoston lausuntoa siitä, onko isännöintiyritys toiminut seuraavien eettisten ohjeiden kohtien vastaisella tavalla: 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti, 2. Kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi, 3. Toimii avoimesti asunto-osakeyhtiön hankinnoissa ja käyttää hankintaverkostoa asunto-osakeyhtiön eduksi, 6. Noudattaa vaitiolovelvollisuutta luottamuksellisen tiedon suhteen, eikä käytä väärin saamiaan tietoja, 7. Huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet, 10. Ylläpitää ja kehittää isännöinnin arvostusta, 11. Kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti
Lausunnonpyytäjän asunto-osakeyhtiö oli valmistunut 2020. Lausunnonpyytäjä on osa korttelia, jonka asioita hallinnoi erillinen palveluyhtiö. Isännöintiyritys oli hoitanut lausunnonpyytäjän isännöintiä alusta alkaen 30.6.2023 saakka.
Isännöintiyritys oli toiminut lausunnonpyytäjän edun vastaisesti kirjanpidon ja varainhoidon hoitamisessa, eikä se ollut antanut lausunnonpyytäjälle riittäviä tietoja taloustilanteesta. Vuoden 2022 tilinpäätöksen laatimisessa oli ollut toistuvia ongelmia, ja vastikerahoituslaskelmasta oli puuttunut tontinvuokravastikkeita koskeva osuus. Isännöintiyritys oli antanut tontinvuokravastikkeesta virheellisiä tietoja. Tontinvuokravastike oli ollut 9.000 euroa alijäämäinen ja tilintarkastajan mukaan se olisi tullut tasata vuosittain. Tilinpäätöksen valmistuminen oli viivästynyt, jonka vuoksi yhtiökokous oli jouduttu siirtämään kesäkuulle 2023 ja osakkaille oli jouduttu lähettämään yhden kuukauden hoito- ja rahoitusvastikkeen maksutositteet. Maksutositteiden lähettämisessä oli tapahtunut ensin virhe, jonka vuoksi ne jouduttiin lähettämään vielä uudelleen.
Isännöitsijä oli jättänyt tekemättä hallituksen kokouksessa ja yhtiökokouksessa päätettyjä tehtäviä. Hallituksen kokous oli 8.2.2023 valtuuttanut isännöitsijän tekemään maksusopimuksen saunamaksujen perimistä varten, mutta sopimus oli edelleen tekemättä isännöintisopimuksen päättyessä 30.6.2023. Yhtiökokouksen 14.6.2023 pöytäkirjaan oli kirjattu, että isännöitsijä toimittaa laskelman pääomavastikkeesta yhtiökokoustiedotteen yhteydessä. Laskelmaa ei ole toimitettu.
Lausunnonpyytäjältä oli laskutettu isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen kuluja isännöintisopimuksen siirrosta uudelle isännöintitoimistolle. Lisäksi siirto oli tehty huonosti. Tiedot olivat puutteellisia ja materiaalia oli toimitettu paperilla, vaikka se oli alun perin digitaalisessa muodossa.
Isännöintiyritys oli myös laskuttanut lausunnonpyytäjältä huollon kustannuksia, jotka olisivat kuuluneet osakkaan tai korttelin palveluyhtiön maksettavaksi.
Isännöintiyritys oli toistuvasti kolme eri kertaa jakanut lausunnonpyytäjän hallituksen sähköpostisoitteet yhtiökokouskutsumateriaalin yhteydessä, vaikka isännöitsijää oli tästä asiasta huomautettu.
Isännöintiyritys ei ollut millään tavalla kertonut lausunnonpyytäjän hallitukselle uusista isännöinnin eettisistä ohjeista, eikä myöskään tarjonnut niitä saataville missään kanavassa.
Isännöintiyritys oli toiminut epärehellisesti. Isännöitsijälle oli annettu tehtäväksi pyytää tarjoukset tilintarkastuksesta kahdelta eri tilintarkastustoimistolta, ja hän oli kertonut näin tehneensä. Yhtiökokoukseen 14.6.2023 mennessä tarjouksia ei ollut toimitettu ja kun hallituksen puheenjohtaja oli soittanut molemmille tilintarkastajille, ei kummaltakaan ollut löytynyt kyseistä tarjouspyyntöä.
Isännöintiyritys ei ollut koskaan toimittanut niin sanottua toimittajalistaa uudelle isännöintiyritykselle useista pyynnöistä huolimatta. Tästä syystä osa laskuista oli lähetetty aiemmalle isännöintiyritykselle, joka ei ollut toimittanut niitä eteenpäin uudelle isännöintiyritykselle, jolloin laskuista oli seurannut ylimääräisiä perintäkuluja.
Vastauksen pääkohdat:
Isännöintiyritys on katsonut toimineensa isännöinnin eettisten ohjeiden mukaisesti.
Isännöintiyritys oli toimittanut lausunnonpyytäjälle yhtiön taloustilannetta kuvaavat asiakirjat. Hallituksen tilinpäätöskokouksessa 1/2023 hallitus oli saanut ensimmäisen version tilinpäätöksestä. Lausunnonpyytäjän tilinpäätökseen oli tehty täydennyksiä ja varsinaiseen kirjanpitoon muutamia kirjausmuutoksia. Näistä oli lähtenyt aluksi väärä korjaamaton versio hallitukselle, mutta tilanne oli korjattu välittömästi.
Toimintakertomus on hallituksen toimintakertomus ja se tekee siihen ne muutokset, jotka se katsoo aiheelliseksi. Osapuolten noudattaman käytännön mukaan isännöitsijä toimittaa hallitukselle rungon toimintakertomuksesta. Inhimillisen tallennusvirheen vuoksi hallituksen pyytämät muutokset eivät olleet tallentuneet hallitukselle ensivaiheessa lähetettyyn versioon, mutta virhe oli korjattu välittömästi, kun se huomattiin.
Tontinvuokrien osalta kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä oli ollut tontinvuokravastikkeita koskevat virheet, jotka isännöintiyritys oli korjannut. Isännöintiyritys ei ollut veloittanut lausunnonpyytäjää virheellisten rahoitusvastikkeen maksutositteiden lähettämisestä. Lausunnonpyytäjälle ei ollut aiheutunut vahinkoa lausuntopyynnössä väitettyjen virheiden vuoksi.
Isännöitsijä oli solminut maksupalvelusopimuksen 16.2.2023, mutta integraatiota järjestelmään ei saatu tehdyksi, koska saadun tiedon mukaan järjestelmien integraation toteuttaminen ei ollut mahdollista. Saunamaksuja ei ollut jäänyt tilittämättä.
Pääomavastikkeesta oli keskusteltu yhtiökokouksessa 14.6.2023, mutta isännöitsijällä ei ollut yksityiskohtaista muistikuvaa siitä, vaadittiinko laskelma toimitettavaksi kokouksen jälkeen.
Isännöintiyritys oli toimittanut kaikki lausunnonpyytäjää koskevat materiaalit uudelle isännöintitoimistolle. Siirrosta oli veloitettu isännöintisopimuksessa sovittu palkkio ja kulut. Siirto oli toteutettu asianmukaisesti ja materiaali oli toimitettu siinä muodossa kuin se oli isännöintiyrityksessä ollut. Esimerkiksi kirjanpitoaineisto oli toimitettu digitaalisena. Isännöintiyritys oli vastannut uuden isännöintitoimiston esittämiin kysymyksiin ja toiminut siirrossa kaikilta osin asiallisesti ja isännöintisopimuksessa sovitulla tavalla.
Isännöintiyritys oli tarjonnut edelleen huoltopalveluita lausunnonpyytäjälle ja korttelin palveluyhtiölle. Isännöintiyrityksen veloitukset olivat liittyneet huoltopalveluihin, eikä veloituksilla ollut tekemistä isännöintisopimuksen kanssa
Isännöintiyritys pahoitteli, että hallituksen sähköpostiosoitteet olivat olleet näkyvissä tilinpäätöksen allekirjoitussivulla. Asia liittyy käytetyn sähköisen allekirjoitusjärjestelmän ominaisuuksiin.
Isännöintiyritys ei ollut käynyt lausunnonpyytäjän hallituksen kanssa eettisiä ohjeita läpi ennen isännöintisopimuksen päättymistä 30.6.2023. Isännöintiyritys oli käynyt eettisiä ohjeita läpi asiakastilaisuuksissa syksyllä 2023. Eettiset ohjeet oli otettu osaksi isännöintiyrityksen strategiaa, ja ne olivat saatavilla isännöintiyrityksen toimistolla.
Isännöitsijä oli pyytänyt tarjoukset tilintarkastuspalveluista kahdelta yritykseltä heidän kotisivuillaan olleilla yhteydenottolomakkeilla. Tarjouksia ei ollut saatu.
Isännöintiyrityksessä ei ollut pidetty erillistä asiakaskohtaista toimittajarekisteriä, joten sellaista ei voitu toimittaa uudelle isännöitsijälle. Tiedot löytyivät ostoreskontrasta ja kirjanpitomateriaalista.
Lisäselvitykset
Lausunnonpyytäjä
Tilinpäätöskokous oli pidetty helmikuun alussa ja yhtiökokous olisi haluttu pitää viimeistään toukokuussa. Tilinpäätöskokouksessa oli kuitenkin esitelty edellisen vuoden tilinpäätös, jonka vuoksi asian käsittelyä jouduttiin jatkamaan kokouksissa 2/2023 ja 4/2023. Tilintarkastus oli lopulta valmistunut 12.5.2023. Lausunnonpyytäjän hallituksella oli ollut käytössään yhdet tunnukset sen taloustilannetta koskevaan portaaliin.
Isännöintiyritys
Taloudellista tilannetta oli käsitelty hallituksen kokouksissa. Kokouspöytäkirjoista oli käynyt ilmi rahoitusvastikkeen korotustarve. Kokouksissa oli käsitelty myös talousarvioesitys vuodelle 2023. Lausunnonpyytäjän hallituksella oli ollut käytössään portaali, josta hallituksen nähtävissä oli ollut sen taloudellinen tilanne ja sopimukset. Osapuolten välillä ei ollut sovittu erillisestä sähköpostitse tehtävästä taloustilannetta koskevasta raportoinnista.
Isännöinnin eettisen neuvoston antama lausunto:
Asiaan soveltuvat eettisten ohjeiden kohdat
Isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaan huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys toimii lainsäädännön mukaisesti, vastuullisesti ja eettisesti. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti ja toimia hallituksen ja yhtiökokouksen ohjeistusten ja kirjattujen päätösten mukaisesti.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 2. kohdan mukaan palveluista ja hinnoitteluperusteista selkeästi kertomisella tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys erittelee sopimuksessa isännöintitehtävät ja mahdolliset muut sovitut asiantuntijapalvelut sekä niiden hinnoitteluperusteet ja hinnantarkistusmenettelyn sekä sopii hallituksen kanssa mahdolliset sopimusehtojen muutokset. Sopimusmuutokset (mukaan lukien hinnantarkistukset) hyväksytään kirjallisesti tai käsitellään hallituksessa ja kirjataan pöytäkirjaan. Isännöintiyrityksen tulee pitää huolta siitä, että laskutus on selkeää ja laskutettavat toimenpiteet on eritelty sekä pyrkiä toimittamaan viipymättä epäselviin laskuihin liittyvät selvitykset.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 3. kohdan mukaan toimimisella avoimesti asunto-osakeyhtiön hankinnoissa ja hankintaverkoston asunto-osakeyhtiön eduksi käyttämisellä tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys hoitaa kilpailutukset ja hankinnat läpinäkyvästi, huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti sekä huolehtii siitä, että asunto-osakeyhtiö tekee isännöitsijän toimivallan rajoista ja sen ylimenevistä sopimuksista ja hankinnoista asianmukaisen päätöksen.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 6. kohdan mukaan isännöintiyritys noudattaa vaitiolovelvollisuutta luottamuksellisen tiedon suhteen, eikä käytä väärin saamiaan tietoja, jolla tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys huomioi vaitiolovelvollisuuden asunto-osakeyhtiön asioissa sekä omassa toiminnassaan ja tuntee tietosuojasäännösten velvoitteet ja noudattaa niitä sekä ymmärtää vastuunsa viestijänä ja toimii luottamusaseman arvoisesti.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 7. kohdan mukaan isännöintiyritys huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet, jolla tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys huolehtii siitä, että isännöinnin eettiset ohjeet ovat helposti hallituksen saatavilla, että käy ne tarvittaessa hallituksen kanssa läpi tarkemmin sekä toimii aktiivisesti ja varmistaa, että hallitus on isännöinnin eettisistä ohjeista tietoinen.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 10. kohdan mukaan isännöinnin arvostuksen ylläpitämisellä ja kehittämisellä tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys edustaa ammattikuntaa kunnialla ja ylpeydellä, käyttäytyy asiallisesti ja kunnioittavasti ja toimii luottamuksellisesti ja rehellisesti.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 11.kohdan mukaan isännöintialan muiden toimijoiden kunnioittamisella ja reilulla kilpailulla tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys hoitaa isännöinnin vaihtotilanteet yhteistyössä ja ammattimaisesti, eikä aiheuta haittaa kilpailijalle tai asunto-osakeyhtiölle sekä toimittaa vaihtotilanteissa asunto-osakeyhtiön kaikki tiedot kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä helposti siirrettävässä muodossa, jollei muuta ole sovittu.
Asian arviointi ja johtopäätökset
Lausuntopyyntö
Lausuntopyynnön kohteena oleva isännöintiyritys on sekä Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n auktorisoima toimija että Suomen Isännöintiliitto ry:n jäsenyritys. Lausunnonpyytäjän hallitus on neuvoston sääntöjen 9 §:n mukaisesti päättänyt pyytää lausuntoa isännöintiyrityksen menettelystä. Asiassa esitetyn perusteella lausuntopyyntö 3.3.2024 on toimitettu neuvostolle sääntöjen 10 §:n mukaisesti ennen kuin 12 kuukautta menettelyn ilmenemisestä on kulunut. Asiassa ei ole ilmennyt neuvoston sääntöjen 11 §:ssä mainittuja seikkoja, joiden perusteella lausuntopyyntö jätettäisiin käsittelemättä. Lausuntopyyntö on tehty säännöissä mainituin edellytyksin.
Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti
Kirjanpidon, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatiminen on kuulunut isännöintiyrityksen tehtäviin. Asiassa esitetyn selvityksen ja muun muassa lausunnonpyytäjän käytettävissä olleen portaalin perusteella ei voida katsoa lausunnonpyytäjän ensimmäisen yleisluontoisena pidettävän väitteen mukaisesti, että lausunnonpyytäjä ei olisi saanut taloustilanteestaan riittävällä tavalla tietoa. Sen sijaan isännöintiyrityksenkin mukaan lausunnonpyytäjälle ensin toimitetut tilinpäätös ja toimintakertomus olivat olleet virheellisiä, minkä lisäksi kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä oli ollut tontinvuokravastiketta koskeva virhe, miltä osin isännöintiyrityksen menettelyä on pidettävä huolimattomana.
Neuvosto katsoo selvitetyksi, että vuoden 2023 varsinaista yhtiökokousta oli siirretty tilinpäätöksen viivästymisen vuoksi toukokuulta kesäkuulle, minkä vuoksi isännöintiyritys oli lähettänyt uudet rahoitusvastikkeen maksutositteet osakkaille. Ensimmäiset maksutositteet olivat olleet virheellisiä, mutta isännöintiyritys ei ollut veloittanut virheellisten maksutositteiden lähettämisestä. Neuvosto toteaa, että yhtiökokous oli siirtämisestä huolimatta pidetty asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 3 §:n 1 momentin mukaisessa määräajassa. Neuvosto katsoo, että virheellisten maksutositteiden lähettämisen osalta isännöintiyrityksen menettelyä oli pidettävä jossain määrin huolimattomana.
Neuvosto katsoo selvitetyksi, että isännöitsijä oli hallituksen päätöksen mukaisesti tehnyt maksupalvelusopimuksen palveluntuottajan kanssa 16.2.2023, mutta sopimusta ei ollut yhdistetty haluttuun järjestelmään isännöintisopimuksen päättymiseen 30.6.2023 mennessä. Asiassa ei ole esitetty, että isännöintiyritys olisi tuonut hallituksen tietoon ennen isännöintisopimuksen päättymistä sitä, että yhdistäminen järjestelmään ei sen mukaan olisi mahdollista. Tältä osin isännöintiyrityksen menettelyä oli pidettävä huolimattomana ja lausunnonpyytäjän edun vastaisena.
Yhtiökokouksen 14.6.2023 pöytäkirjaan kirjatun mukaista rahoitusvastikelaskelmaa ei ollut toimitettu yhtiökokoustiedotteen yhteydessä osakkaille, miltä osin isännöintiyrityksen menettelyä oli pidettävä huolimattomana.
Neuvosto toteaa, että eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaisesti isännöintiyrityksellä on velvollisuus toimia huolellisesti ja lainsäädännön mukaisesti. Edelleen asunto-osakeyhtiölain 1 luvun 11 §:n 1 momentin mukaisesti isännöitsijän on toimittava huolellisesti. Asunto-osakeyhtiön varainhoito sekä kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatiminen ovat isännöintityön ydinaluetta, mikä edellyttää isännöintiyrityksen toiminnalta riittävän korkeaa huolellisuutta. Yksittäinen huolimattomuus tai edun vastaisuus ei vielä yksinään välttämättä muodosta menettelyn ohjeiden vastaisuutta. Tässä tapauksessa isännöintiyrityksen huolimattomuuden on katsottava kuitenkin olleen eri tavoin toistuvaa, eikä sitä voida siten pitää lievänä. Isännöintiyrityksen menettely oli edellä todetuin tavoin huolimatonta ja kokonaisuutena arvioiden eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista.
Kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi
Isännöintiä koskevan toimeksiantosopimuksen liitteenä olleen isännöinnin palvelukuvauksen perusteella materiaalin luovutuksen veloitusperusteena on kiinteä veloitus, yhden kuukauden sopimushinta arvonlisäveroineen. Asiassa ei ollut kuitenkaan esitetty, kuinka suuren palkkion isännöintiyritys oli veloittanut isännöintiyrityksen vaihtamisesta, eikä isännöintiyrityksen voida siten katsoa veloittaneen vaihtamisesta muuta kuin lausunnonpyytäjä ja isännöintiyritys olivat sopineet. Neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen menettelyä ei voitu asiassa esitetyn perusteella pitää eettisten ohjeiden 2. kohdan (Kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi) vastaisena.
Toimii avoimesti asunto-osakeyhtiön hankinnoissa ja käyttää hankintaverkostoa asunto-osakeyhtiön eduksi
Neuvosto katsoo selvitetyksi, että isännöintiyritys oli ollut lausunnonpyytäjän isännöitsijä ja huoltoyhtiö. Isännöintiyritys oli hoitanut lausunnonpyytäjän huoltoon liittyviä tehtäviä edelleen isännöintisopimuksen päättymisen jälkeenkin ja hoitaa myös korttelin palveluyhtiön huoltoon liittyviä tehtäviä. Neuvosto katsoo, että lausunnonpyytäjän esille tuomat tilanteet eivät koskeneet isännöintiä, vaan olivat huoltoon liittyviä tehtäviä ja niistä laskuttamista, joita isännöinnin eettiset ohjeet eivät koske. Isännöintiyrityksen menettelyä ei voitu siten pitää eettisten ohjeiden 3. kohdan (Toimii avoimesti asunto-osakeyhtiön hankinnoissa ja käyttää hankintaverkostoa asunto-osakeyhtiön eduksi) vastaisena.
Noudattaa vaitiolovelvollisuutta luottamuksellisen tiedon suhteen, eikä käytä väärin saamiaan tietoja
Neuvosto katsoo selvitetyksi, että isännöintiyritys oli lausunnonpyytäjän huomautuksista huolimatta toistuvasti tuonut esille lausunnonpyytäjän hallituksen jäsenten sähköpostiosoitteet lausunnonpyytäjän osakkaille, koska isännöintiyrityksen käyttämä sähköinen allekirjoitusjärjestelmä oli jättänyt allekirjoittajien sähköpostiosoitteet näkyviin. Neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen käyttöön annettujen hallituksen jäsenten yhteystiedot ovat eettisten ohjeiden mukaisesti luottamuksellisia ja henkilötietoja, eikä sähköpostiosoitteiden esille tuominen osakkaille sähköisten allekirjoitusten yhteydessä ollut ollut yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679) 5 artiklan 1. kohdan c alakohdan mukaisen tietojen minimointiperiaatteen mukaisesti tarpeellista. Isännöintiyrityksen menettely oli siten ollut eettisten ohjeiden 6. kohdan (noudattaa vaitiolovelvollisuutta luottamuksellisen tiedon suhteen, eikä käytä väärin saamiaan tietoja) vastaista.
Huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet
Neuvosto katsoo selvitetyksi, että isännöintiyritys ei ollut tuonut esille lausunnonpyytäjälle 1.2.2023 voimaan tulleita isännöinnin eettisiä ohjeita ennen isännöintisopimuksen päättymistä 30.6.2023. Isännöintisopimus oli päättynyt noin viisi kuukautta eettisten ohjeiden voimaantulon jälkeen ja isännöintiyrityksellä oli ollut tuona aikana isännöintisopimuksen voimassa ollessa sen päättymiseen saakka velvollisuus huolehtia ja toimia aktiivisesti siten, että lausunnonpyytäjän hallitus olisi tietoinen eettisistä ohjeista, vaikka sopimus olisi irtisanottu. Lausunnonpyytäjän hallitus oli pitänyt tuona aikana useita kokouksia, joihin myös isännöitsijä oli osallistunut, joissa olisi ollut mahdollista tiedottaa uusista isännöinnin eettisistä ohjeista. Isännöintiyrityksen menettely oli siten ollut eettisten ohjeiden 7. kohdan (huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet) vastaista.
Ylläpitää ja kehittää isännöinnin arvostusta
Lausuntopyynnön ja vastauksen perusteella ei voida katsoa selvitetyksi, että isännöintiyritys ei olisi pyytänyt tarjouksia tilintarkastuspalveluista lainkaan ja siten ei olisi menetellyt rehellisesti. Näin ollen isännöintiyrityksen menettelyä ei voitu pitää eettisten ohjeiden 9. kohdan (ylläpitää ja kehittää isännöinnin arvostusta) vastaisena.
Neuvosto toteaa, että tarjousten pyytämisestä tilintarkastuspalveluista oli päätetty lausunnonpyytäjän hallituksen kokouksessa 3.5.2023, eikä isännöintiyritys ollut tuonut esille lausunnonpyytäjälle, että tarjouksia ei ollut saatu, vaikka isännöintisopimus ja sen mukaiset velvollisuudet lausunnonpyytäjää kohtaan eivät olleet vielä päättyneet. Näin ollen isännöintiyrityksen menettelyä oli pidettävä tältä osin eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaisena.
Kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti
Neuvosto toteaa, että asunto-osakeyhtiön toiminnan jatkuvuuden kannalta on tärkeää, että isännöinnin vaihtotilanteessa aikaisempi isännöitsijä siirtää asunto-osakeyhtiön tiedot riittävässä laajuudessa viivytyksettä uudelle isännöitsijälle. Niin sanotun toimittajarekisterin laatiminen ja ylläpito lähtökohtaisesti edesauttaa vaihtotilanteessa toiminnan jatkuvuutta. Tietojen luovuttamisen sähköisesti voidaan katsoa myös lähtökohtaisesti edesauttavan tietojen siirtymistä viivytyksettä.
Isännöintiä koskevan toimeksiantosopimuksen liitteenä olleen palvelukuvauksen mukaan taloyhtiön materiaali luovutetaan uudelle isännöintiyritykselle paperilla ja sähköisessä muodossa olevien tietojen luovuttamisesta sovitaan erikseen. Asiassa ei ollut ilmennyt, että tietojen luovuttamisesta olisi sovittu muuta. Lausuntopyynnön ja vastauksen sekä muun esitetyn selvityksen perusteella ei voida katsoa, että isännöintiyritys olisi menetellyt eettisten ohjeiden 10. kohdan (Kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti) vastaisesti.
Seuraamus
Isännöintiyrityksen 1. kohdan mukainen huolimattomuus oli ollut toistuvaa, eikä sitä voida pitää lievänä. Myös kohdan 6. vastainen menettely oli ollut toistuvaa. Nämä seikat olisivat puoltaneet sitä, että tapausta olisi tullut pitää lievää vakavampana, jolloin seuraamuksena olisi ollut varoitus.
Neuvosto katsoo, ettei yhtäkään isännöintiyrityksen yksittäisistä eettisten ohjeiden vastaisista menettelyistä voida kuitenkaan pitää vakavana, minkä vuoksi tapausta ei voida pitää kokonaisuutena arvostellen lievää vakavampana. Huomautusta on siten pidettävä riittävänä ja oikeasuhtaisena seuraamuksena isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaisesta menettelystä.
Isännöinnin eettinen neuvosto suosittelee Suomen Isännöintiliitto ry:lle ja Isännöinnin auktorisointi ISA ry:lle huomautuksen antamista isännöintiyritykselle.
Päätös on yksimielinen.
Koska kurinpidollisena seuraamuksena suositeltiin huomautuksen antamista, ei toimijan nimeä julkaista neuvoston sääntöjen 15 §:n perusteella