Isännöinnin eettinen neuvosto
Tiivistelmä:
Neuvosto katsoi, että lausunnonpyytäjän varsinainen yhtiökokous oli pidetty noin 1,5 kuukautta määräajan jälkeen ja pöytäkirja oli toimitettu noin kolme kuukautta määräajan jälkeen. Lausunnonpyytäjän neljän osakastaloyhtiön yhtiökokoukset oli pidetty noin 2-3 kuukautta määräajan jälkeen ja isännöintiyritys oli toimittanut yhden osakastaloyhtiön osalta pöytäkirjan noin kaksi viikkoa määräajan jälkeen. Isännöintiyritys oli melko pitkäaikaisesti laiminlyönyt tietojen muuttamisen kaupparekisteriin ja laiminlyönyt energiatodistusten voimassaolon seuraamista koskevan tehtävänsä. Isännöintiyrityksen menettelyt olivat siten olleet eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta), 5. kohdan (edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti), 8. kohdan (ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja) ja 13. kohdan (sitoutuu ilmastonmuutoksen torjuntaan ja energiatehokkuuden edistämiseen) vastaista.
Isännöintiyrityksen menettelyt olivat olleet monelta osin eettisten ohjeiden vastaisia. Isännöintiyritys oli laiminlyönyt myös lakisääteisiä velvoitteitaan ja isännöinnin perustehtäviä, jotka olisi tullut järjestää asianmukaisella tavalla. Isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä tuli kokonaisuutena arvioiden pitää lievää vakavampana. Varoitusta on pidettävä oikeasuhtaisena seuraamuksena isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaisista menettelyistä. Isännöinnin eettinen neuvosto suositteli Suomen Isännöintiliitto ry:lle varoituksen antamista isännöintiyritykselle.
Neuvoston sääntöjen 15 §:n nojalla isännöintialan ammattimaisen toimijan nimi julkaistaan, mikäli suositellaan varoituksen antamista. Lausunnossa isännöintialan ammattimainen toimija on ollut OP-Koti Lounaismaa Oy.
Lausunnosta on äänestetty.
Lausuntopyynnön pääkohdat:
Lausunnonpyytäjä oli pyytänyt Isännöinnin eettisen neuvoston lausuntoa siitä, oliko isännöintiyritys menetellyt seuraavien eettisten ohjeiden kohtien vastaisesti: 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti, 3. Toimii avoimesti asunto-osakeyhtiön hankinnoissa ja käyttää hankintaverkostoa asunto-osakeyhtiön eduksi, 5. Edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti, 7. Huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet, 8. Ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja, 13. Sitoutuu ilmastonmuutoksen torjuntaan ja energiatehokkuuden edistämiseen.
Isännöintiyritys oli laiminlyönyt isännöintisopimuksen mukaisia velvoitteitaan. Isännöintisopimus oli ollut voimassa vuodesta 2007 alkaen ja se oli uusittu vuonna 2012. Lausunnonpyytäjä oli ollut tyytyväinen saamaansa palveluun, mutta aiemman isännöitsijän ja yrityksen toimitusjohtajan jäätyä eläkkeelle syksyllä 2022, ei isännöintiyrityksen toiminta ollut enää vastannut isännöintisopimuksen ehtoja.
Lausunnonpyytäjän kaikkien 11 osakastaloyhtiön ja lausunnonpyytäjän yhtiökokoukset olivat vuonna 2023 jääneet pitämättä asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestysten edellyttämässä määräajassa, vaikka lausunnonpyytäjä olikin ollut yhteydessä isännöintiyrityksen johtoon asiasta lukuisia kertoja. Yhtiökokoukset oli saatu pidettyä vasta elo-syyskuussa.
Vuoden 2023 aikana lausunnonpyytäjän osakastaloyhtiöiden kokouspöytäkirjojen valmistumiset olivat myöhästelleet, pahimmillaan 90 päivää. Yhtiökokouspöytäkirjoja oli myöhästynyt myös lain määrittämästä esilläolomääräajasta. Lausunnonpyytäjän viimeisin yhtiökokous oli pidetty 6.3.2024. Isännöintiyritys oli toimittanut pöytäkirjan pöytäkirjantarkastajille tarkastettavaksi vasta pyyntöjen jälkeen ja myöhästyneenä 10.6.2024 eli 96 päivän kuluttua yhtiökokouksesta.
Isännöintiyritys ei ollut hoitanut lausunnonpyytäjän eikä sen osakastaloyhtiöiden kaupparekisteritietojen päivityksiä. Lukuisista huomautuksista huolimatta lausunnonpyytäjän ja kahdeksan osakastaloyhtiön kaupparekisteritiedot olivat edelleen päivittämättä jopa vuodelta 2021 asti.
Valtaosalla lausunnonpyytäjän osakastaloyhtiöistä energiatodistukset olivat vanhentuneet helmikuussa 2023 ja ne oli päivitetty useiden muistutusten jälkeen vasta joulukuussa 2023, silloinkin epätäydellisinä.
Isännöintiin tehtyihin yhteydenottoihin ei ollut tahtonut saada vastauksia.
Lausunnonpyytäjän yksittäisiin osakastaloyhtiöihin oli tehty remontteja, joiden hoito oli viivästynyt aiheuttaen myös korkokuluja. Yhden osakastaloyhtiön kohdalla isännöintiyrityksen projektivastuulla oli ollut ARA-prosessi, joka oli kuitenkin epäonnistunut ja johtanut avustuksen menettämiseen.
Lausunnonpyytäjä oli laatinut reklamaation isännöintiyritykselle. Reklamaatiossa oli ilmoitettu halusta päästä asiasta yhteiseen ratkaisuun. Neljä lausunnonpyytäjän osakastaloyhtiötä oli jättänyt lisäksi omat täydennetyt reklamaationsa.
Isännöintiyritys oli antanut vastineensa reklamaatioon 4.4.2024, jossa se oli pääsääntöisesti kumonnut väitteet ja todennut, että huolto-osakeyhtiölle ja sen osakastaloyhtiöille ei ollut aiheutunut taloudellista vahinkoa. Isännöintiyritys oli myös ehdottanut tapaamista lausunnonpyytäjän hallituksen kanssa, joka oli toteutunut 20.5.2024. Lausunnonpyytäjä oli lähettänyt etukäteismateriaalina kirjalliset vastakommentit isännöintiyrityksen reklamaatiovastineeseen neuvottelujen pohjaksi. Lausunnonpyytäjän hallitus oli pitäytynyt kannassaan, että isännöintiyritys oli laiminlyönyt isännöintisopimuksen velvoitteita ja vaatinut täytenä maksetusta isännöinnin kiinteästä palkkiosta hyvitystä. Kokouksessa oli sovittu, että isännöintiyritys antaa lopullisen vastauksensa 4.6.2024 mennessä. Isännöintiyritys oli pyytänyt 31.5.2024 lisäaikaa vastauksensa antamiseen ja antanut lopullisen vastauksensa 6.6.2024, jossa se oli todennut käyneensä valtakunnallisen kiinteistöalaan erikoistuneen asianajotoimiston kanssa reklamaation vaatimukset yksilöidysti läpi.
Lausunnonpyytäjä oli pyrkinyt neuvotteluratkaisuun. Isännöintiyrityksen viivyttely asian sopimiseksi oli venyttänyt lausunnon pyytämistä.
Vastauksen pääkohdat:
Isännöintiyritys katsoi vastauksessaan, että se ei ollut merkittävästi rikkonut isännöinnin eettisiä ohjeita.
Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti
Kokousten pitämisen aikataulussa oli ollut viivettä, mutta kaikki kokoukset oli pidetty välittömästi, kun ne oli saatu resursoitua kohdeisännöitsijän sairaslomasta johtuen. Kokousten viivästymiset eivät olleet aiheuttaneet taloudellista vahinkoa lausunnonpyytäjälle tai sen osakastaloyhtiöille. Kokoukset oli pidetty noin 2-3 kuukautta määräajan jälkeen. Yhtiöiden taloushallinto ja asiakaspalvelu olivat toimineet normaalisti kohdeisännöitsijän sairaslomasta huolimatta. Myöskään kiinteistöhuollon ja hankintaverkoston valvonnassa ei ollut ollut merkittäviä puutteita.
Toimii avoimesti asunto-osakeyhtiön hankinnoissa ja käyttää hankintaverkostoa asunto-osakeyhtiön eduksi
Tarjoukset oli toimitettu taloyhtiöiden hallituksille hyväksyttäväksi ja taloyhtiöiden hallitukset olivat tehneet aina päätökset hankinnoista ja niiden toteuttajista.
Edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti
Isännöintiyritys oli tuonut lausunnonpyytäjälle avoimesti esille resurssitilannettaan ja etsinyt siihen ratkaisua sekä järjestänyt lausunnonpyytäjälle ja sen osakastaloyhtiöille keskustelutilaisuuden, jossa aiheesta oli keskusteltu kasvotusten.
Isännöintiyritys oli vastannut reklamaatioihin annettujen määräaikojen puitteissa. Isännöintiyritys oli myös alkuperäisessä vastauksessaan pyrkinyt löytämään ratkaisua rahallista korvausta vastaan, mutta lausunnonpyytäjä ei ollut hyväksynyt esitystä.
Huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet
Isännöintiyritys oli käynyt isännöinnin eettiset ohjeet läpi henkilöstön kanssa, kun ne oli julkaistu. Henkilöstöä oli ohjeistettu toimittamaan eettiset ohjeet taloyhtiöiden hallituksille, ja käymään ne läpi hallitusten kanssa kokouksessa.
Ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja
Isännöintiyritys oli hoitanut lausunnonpyytäjän isännöintiä moitteettomasti usean vuoden ajan. Henkilöstöresurssit oli pidetty vähintään samalla tasolla kuin mitä ne olivat olleet menneinä vuosina. Kun lausunnonpyytäjä oli ilmoittanut, että he eivät enää hyväksy silloista kohdeisännöitsijää vastuulliseksi isännöitsijäksi, isännöintiyritys oli ryhtynyt välittömästi toimiin. Uusi kohdeisännöitsijä oli nimetty syksyllä 2023 heti, kun rekrytointi oli saatu päätökseen ja uuden kohdeisännöitsijän oli ollut mahdollista aloittaa työsuhde.
Sitoutuu ilmastonmuutoksen torjuntaan ja energiatehokkuuden edistämiseen
Kohdeisännöitsijältä oli jäänyt energiatodistus päivittämättä. Uusi kohdeisännöitsijä oli aloittanut tietojen keräämisen ja tarjouspyyntökierroksen syksyllä 2023, mutta energiatodistusten päivittäminen ja laatiminen palveluntarjoajalla oli ottanut oman aikansa.
Isännöinnin eettisen neuvoston antama lausunto:
Asiaan soveltuvat eettisten ohjeiden kohdat
Isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaan huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys toimii lainsäädännön mukaisesti, vastuullisesti ja eettisesti. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti ja toimia hallituksen ja yhtiökokouksen ohjeistusten ja kirjattujen päätösten mukaisesti. Isännöintiyrityksen tulee huolehtia ja tarvittaessa ohjata, että päätökset ovat asunto-osakeyhtiön kokonaisedun mukaisia. Isännöintiyrityksen tulee olla asunto-osakeyhtiön asioita hoitaessaan lojaali asunto-osakeyhtiölle ja ajaa toimissaan tämän etua.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 3. kohdan mukaan toimimisella avoimesti asunto-osakeyhtiön hankinnoissa ja hankintaverkoston asunto-osakeyhtiön eduksi käyttämisellä tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys hoitaa kilpailutukset ja hankinnat läpinäkyvästi, huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti sekä huolehtii siitä, että asunto-osakeyhtiö tekee isännöitsijän toimivallan rajoista ja sen ylimenevistä sopimuksista ja hankinnoista asianmukaisen päätöksen.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 5. kohdan mukaan avoimuuden edistäminen ja viestintään myönteisesti suhtautuminen tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys vastaa sovitussa ja kohtuullisessa ajassa saamiinsa yhteydenottoihin ja antaa asunto-osakeyhtiön hallitukselle tarpeellisen tiedon hallituksen tehtävän hoitamiseksi ja pitää huolta, että hallitus pääsee helposti perehtymään taloyhtiön aineistoihin, kuten talouteen liittyvään aineistoon sekä päätös- ja sopimusaineistoon. Isännöintiyrityksen tulee tunnistaa parhaat tavat viestiä sekä tiedottaa monipuolisesti ja hallituksen kanssa sovitusti huomioiden kunkin asunto-osakeyhtiön erilaiset tarpeet. Isännöintiyrityksen tulee suhtautua myötämielisesti viestintään osakkaille ja asukkaille.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 7. kohdan mukaan isännöintiyritys huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet, jolla tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys huolehtii siitä, että isännöinnin eettiset ohjeet ovat helposti hallituksen saatavilla ja käy ne tarvittaessa hallituksen kanssa läpi tarkemmin sekä toimii aktiivisesti ja varmistaa, että hallitus on isännöinnin eettisistä ohjeista tietoinen.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 8. kohdan mukaan omien kykyjen ja resurssien mukaisella toimeksiantojen vastaanottamisella tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyrityksen tulee jo sopimuksentekovaiheessa ottaa huomioon asunto-osakeyhtiön tarpeet ja ominaisuudet omien resurssien näkökulmasta sopimuksentekovaiheessa ja huolehtia siitä, että resurssit riittävät sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen sopimuksen voimassaoloaikana. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa asunto-osakeyhtiön asiat huolellisesti ja pitää asunto-osakeyhtiölle antamansa lupaukset.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 13. kohdan mukaan ilmastomuutoksen torjuntaan ja energiatehokkuuden edistämiseen sitoutumisella tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyrityksen tulee edistää kiinteistön käyttöön ja huoltoon liittyvää energiatehokkuutta, seurata energiankulutusta sovitulla tavalla ja tuoda merkittävät poikkeamat hallituksen tietoon viivytyksettä sekä huolehtia siitä, että asunto-osakeyhtiöllä on voimassa oleva ja päivitetty energiatodistus.
Asian arviointi ja johtopäätökset
Lausuntopyyntö
Lausuntopyynnön kohteena oleva isännöintiyritys on Suomen Isännöintiliitto ry:n jäsenyritys. Lausunnonpyytäjän hallitus on neuvoston sääntöjen 9 §:n mukaisesti kokouksessaan 12.6.2024 päättänyt pyytää lausuntoa isännöintiyrityksen menettelystä.
Lausuntopyynnön, isännöintisopimuksen ja muiden asiakirjojen perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että lausunnonpyytäjään kuuluu 11 osakastaloyhtiötä. Isännöintiyrityksen isännöitsijä oli toiminut lausunnonpyytäjän toimitusjohtajana ja osakastaloyhtiöiden isännöitsijänä.
Lausuntopyynnön mukaan isännöintiyritys oli menetellyt isännöinnin eettisten ohjeiden vastaisesti tilinpäätöskokousten ja yhtiökokousten, kokouspöytäkirjojen, kaupparekisteritietojen, energiatodistusten, yhteydenottojen sekä remonttien hoidon ja rahoituksen osalta. Lausuntopyyntö on toimitettu neuvostolle 13.6.2024. Menettelyn on tullut neuvoston sääntöjen 10 §:n mukaisesti ilmetä 12 kuukauden kuluessa eli 13.6.2023 tai sen jälkeen taikka sen käsittelemiselle tulee olla erityisen painava syy. Mikäli isännöintiyrityksen menettely on ilmennyt ennen 13.6.2023, eikä sen käsittelemiselle ilmene erityisen painavaa syytä, lausuntopyyntöä ei käsitellä menettelyn osalta.
Tilinpäätöskokoukset
Lausuntopyynnön mukaan lausunnonpyytäjä oli yrittänyt sopia isännöintiyrityksen kanssa tilinpäätöskokousten pitämisestä alkuvuonna 2023. Neuvosto katsoo, että tämä isännöintiyrityksen menettely on ilmennyt lausunnonpyytäjälle ennen 13.6.2023, eikä asiassa ole ilmennyt sääntöjen 10 §:ssä tarkoitettua erityisen painavaa syytä, minkä vuoksi lausuntopyyntöä ei käsitellä tältä osin.
Yhtiökokoukset
Lausunnonpyytäjän esittämän yhtiöjärjestyksen mukaan lausunnonpyytäjän tilikausi on 1.7.-30.6. Varsinaisia yhtiökokouksia pidetään vuosittain kaksi, toinen ennen 15.3. ja toinen syyskuussa. Lausunnonpyytäjän osalta noudatetaan osakeyhtiölain säännöksiä. Neuvosto toteaa, että lausunnonpyytäjän varsinainen yhtiökokous olisi tullut pitää yhtiöjärjestyksen mukaisesti 30.9.2023 mennessä. Esitetyn selvityksen mukaan se oli pidetty 14.11.2023 eli noin 1,5 kuukautta yhtiöjärjestyksen mukaisen määräajan jälkeen.
Esitetyn selvityksen perusteella lausunnonpyytäjän osakastaloyhtiöiden tilikausi oli päättynyt 31.12.2022 ja varsinainen yhtiökokous olisi siten tullut pitää asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 3 §:n 1 momentin mukaisesti 30.6.2023 mennessä. Esitetyn selvityksen mukaan yhden osakastaloyhtiön yhtiökokous oli pidetty 28.8.2023, toisen 5.9.2023, kolmannen 14.9.2023 ja neljännen 4.10.2023. Edellä mainitun neljän osakastaloyhtiön yhtiökokoukset oli siten pidetty noin 2-3 kuukautta asunto-osakeyhtiölain mukaisen määräajan jälkeen. Isännöintiyrityksen vastaus huomioon ottaen myös seitsemän muun osakastaloyhtiön yhtiökokoukset oli todennäköisesti pidetty noin 2-3 kuukautta määräajan 30.6.2023 päättymisen jälkeen.
Isännöintisopimuksen mukaan isännöintiyrityksen tehtäviin oli kuulunut muun muassa yhtiökokousten kokousten valmistelu ja kutsun toimittaminen. Esitetyn selvityksen perusteella selvää on, että yhtiökokousten pitämisen viivästyminen oli johtunut isännöitsijän sairastumisesta. Neuvosto katsoo, että lausunnonpyytäjällä oli ollut sopimus isännöintipalveluiden järjestämisestä isännöintiyrityksen kanssa, minkä vuoksi isännöintiyrityksen olisi tullut järjestää isännöitsijälle sijainen tai järjestää muulla tavoin yhtiökokousten pitäminen määräajassa isännöitsijän sairauden aikana. Isännöintiyritys oli vasta syksyllä 2023 korjannut tilannetta rekrytoimalla uuden isännöitsijän. Esitetyn selvityksen mukaan esimerkiksi yhden osakastaloyhtiön yhtiökokous oli kutsuttu koolle 7.6.2023, mutta isännöintiyritys ei ollut kuitenkaan peruuttanut yhtiökokousta isännöitsijän sairastumisesta huolimatta etukäteen. Neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen olisi tullut järjestää isännöitsijän sairastumisen aiheuttama tilanne siten, ettei sen sopimuskumppanin eli lausunnonpyytäjän etu vaarannu.
Neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen menettely oli ollut yhtiökokousten osalta eettisten ohjeiden 1. kohdan (toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti) ja 8. kohdan (ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja) vastaista.
Kokouspöytäkirjat
Lausuntopyynnön mukaan yhden osakastaloyhtiön hallituksen kokouksen 18.1.2023 pöytäkirja oli toimitettu 90 päivän kuluttua ja hallituksen kokouksen 27.2.2023 pöytäkirja oli toimitettu 50 päivän kuluttua. Neuvosto katsoo, että nämä isännöintiyrityksen menettelyt ovat siten ilmenneet lausunnonpyytäjälle ennen 13.6.2023, eikä asiassa ole ilmennyt erityisen painavaa syytä, minkä vuoksi lausuntopyyntöä ei käsitellä näiltä osin.
Lausuntopyynnön mukaan lausunnonpyytäjän yhtiökokous oli pidetty 6.3.2024 ja isännöintiyritys oli toimittanut pöytäkirjan 10.6.2024. Edellä todetusti lausunnonpyytäjän yhtiöjärjestyksen mukaan lausunnonpyytäjän osalta noudatetaan osakeyhtiölain säännöksiä, jonka 5 luvun 23 §:n 4 momentin mukainen nähtävänä pitoaika on alkanut viimeistään kaksi viikkoa yhtiökokouksen jälkeen eli 20.3.2024. Isännöintiyritys oli siten toimittanut pöytäkirjan noin kolme kuukautta määräajan jälkeen.
Lausunnonpyytäjän mukaan yhtiökokousten pöytäkirjoja oli myöhästynyt. Esitetyn selvityksen mukaan isännöintiyritys oli toimittanut yhden osakastaloyhtiön yhtiökokouksen 14.9.2023 pöytäkirjan 26.10.2023. Asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 23 §:n 4 momentin mukainen nähtävänä pitoaika on alkanut viimeistään neljän viikkoa yhtiökokouksen jälkeen eli 12.10.2023. Isännöintiyritys oli siten toimittanut pöytäkirjan noin kaksi viikkoa määräajan jälkeen.
Neuvosto toteaa, että isännöintisopimuksen mukaan isännöintiyrityksen tehtäviin oli kuulunut muun muassa yhtiökokousten pöytäkirjanpito ja pöytäkirjan laadinta. Isännöintiyritys oli siten laiminlyönyt yhtiökokousten pöytäkirjojen laatimista koskevat tehtävänsä siten, että se oli toimittanut pöytäkirjoja niiden nähtävänä pitoajan alkamisen jälkeen. Pöytäkirjan nähtävänä pitämistä koskevan säännösten tahallaan rikkominen on myös rangaistavaa.
Neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen menettely oli ollut yhtiökokousten pöytäkirjojen osalta eettisten ohjeiden 1. kohdan (toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti) ja 5. kohdan (edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti) vastaista.
Kaupparekisteritiedot
Kaupparekisterissä oli ollut isännöitsijän vaihtumisesta huolimatta edelleen 23.1.2024 edellisen isännöitsijän tieto ja virheellisiä tietoja oli ollut vuodelta 2021. Isännöintiyritys oli ilmoittanut korjaavansa kaupparekisteritiedot kustannuksellaan kevään 2024 aikana.
Neuvosto toteaa, että kaupparekisteritietojen päivittämisen on vakiintuneesti katsottu kuuluvan isännöitsijän tehtäviin, eikä tätä ole isännöitsijän ilmoitus huomioon ottaen myöskään tässä tapauksessa aihetta epäillä. Kaupparekisteriin merkitään muun muassa tieto osakeyhtiön tai asunto-osakeyhtiön toimitusjohtajasta ja isännöitsijästä sekä hallituksen jäsenistä. Mikäli kaupparekisteriin merkityissä tiedoissa tapahtuu muutos, muutosilmoitus kaupparekisteriin tulisi tehdä kaupparekisterilain 2 luvun 10 §:n mukaisesti viivytyksettä. Isännöintiyritys oli siten melko pitkäaikaisesti laiminlyönyt lausunnonpyytäjän ja sen osakastaloyhtiöiden tietojen muuttamisen kaupparekisteriin.
Neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen menettely oli ollut kaupparekisteritietojen osalta eettisten ohjeiden 1. kohdan (toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti) vastaista.
Energiatodistukset
Isännöintiyrityksen vastauksen mukaan energiatodistukset olivat jääneet päivittämättä. Isännöintisopimuksen mukaan energiatodistusten tietojen ylläpito oli kuulunut taloyhtiöiltä veloitettaviin erilliskorvauksiin. Tämä ja isännöintiyrityksen vastaus huomioon ottaen energiatodistusten voimassaolo on todennäköisesti ollut isännöintiyrityksen vastuulla.
Rakennuksen energiatodistuksesta annetun lain 8 §:n mukaisesti energiatodistus on voimassa, kunnes se korvataan uudella todistuksella, kuitenkin enintään kymmenen vuotta todistuksen laatimisesta. Neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen olisi tullut seurata energiatodistusten voimassaoloa. Esitetyn selvityksen mukaan lausunnonpyytäjä oli myös hyvissä ajoin ilmoittanut isännöintiyritykselle energiatodistusten vanhenemisesta. Isännöintiyritys oli siten laiminlyönyt energiatodistusten voimassaolon seuraamista koskevan tehtävänsä.
Energiatodistusten voimassaoloa koskeva laiminlyönti oli jatkunut helmikuusta 2023 joulukuuhun 2023, joten laiminlyönti oli ollut melko pitkäaikainen. Energiatodistuksen tulisi olla rakennuksen energiatodistuksesta annetun lain 6 §:n 1 momentin mukaisesti esimerkiksi huoneiston hallintaoikeutta myytäessä tai vuokrattaessa esittelytilanteessa ostajan tai vuokralaisen nähtävillä, minkä vuoksi voimassa olevan energiatodistuksen puuttumisella oli todennäköisesti voinut olla myös merkitystä lausunnonpyytäjän osakastaloyhtiöiden osakkaille. Esitetyn selvityksen mukaan isännöintiyrityksen joulukuussa 2023 laatimissa energiatodistuksissa oli ollut myös toteutunutta energiankulutusta ja toimenpide-ehdotuksia koskevia puutteita.
Neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen menettely oli tältä osin ollut eettisten ohjeiden 13. kohdan (sitoutuu ilmastonmuutoksen torjuntaan ja energiatehokkuuden edistämiseen) vastaista.
Yhteydenotot
Lausunnonpyytäjän mukaan isännöintiin tehtyihin yhteydenottoihin ei ollut saanut vastauksia. Neuvosto katsoo, että lausuntopyynnön väite on yksilöimätön siten, ettei sen perusteella voida päätellä mihin ja milloin tehtyyn yhteydenottoon isännöintiyritys ei olisi vastannut. Näin ollen lausuntopyyntöä ei voida käsitellä tämän väitteen mukaisen menettelyn osalta.
Lausuntopyynnön mukaan lausunnonpyytäjä ja sen neljä osakastaloyhtiötä olivat reklamoineet isännöintiyritystä 26.2.2024, joihin isännöintiyritys oli antanut vastineensa 4.4.2024. Tämän jälkeen lausunnonpyytäjä ja isännöintiyritys olivat tavanneet neuvottelussa 20.5.2024, jossa oli sovittu isännöintiyrityksen antavan vielä vastauksen reklamaatioon 4.6.2024 mennessä, jonka isännöintiyritys oli lopulta toimittanut lausunnonpyytäjälle 6.6.2024. Lausunnonpyytäjän ja sen osakastaloyhtiöiden reklamaatiot huomioon ottaen isännöintiyrityksen vastausaikaa ei voida pitää pitkänä.
Neuvosto katsoo, ettei isännöintiyrityksen menettelyä voida pitää yhteydenottojen osalta eettisten ohjeiden 5. kohdan (edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti) vastaisena.
Remonttien hoito ja rahoitus
Lausunnonpyytäjän mukaan remonttien hoito oli viivästynyt aiheuttaen korkokuluja ja yhden lausunnonpyytäjän osakastaloyhtiön isännöintiyrityksen vastuulla olleen ARA-prosessin epäonnistuminen oli johtanut avustuksen menettämiseen. Neuvosto katsoo, että lausuntopyynnön mukainen väite on yksilöimätön siten, ettei sen perusteella voida riittävällä tavalla päätellä mistä ja milloin tehdyistä remonteista tai mistä ARA-rahoituksesta olisi kysymys. Neuvosto toteaa lisäksi, että mikäli lausunnonpyytäjä on tarkoittanut esitetystä selvityksestä ilmenevää yhden lausunnonpyytäjän osakastaloyhtiön hissiremonttia tai toisen pysäköintialuetta koskevaa asiaa, nämä isännöintiyrityksen menettelyt ovat esitetyn selvityksen perusteella todennäköisesti ilmenneet lausunnonpyytäjälle ennen 13.6.2023, eikä asiassa ole ilmennyt erityisen painavaa syytä, minkä vuoksi lausuntopyyntöä voida käsitellä näiltä osin. Näin ollen lausuntopyyntöä ei voida käsitellä isännöintiyrityksen remonttien hoitoa ja rahoitusta koskevan lausuntopyynnön mukaisen menettelyn osalta.
Seuraamus
Isännöintiyrityksen toiminta oli ollut eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta), 5. kohdan (edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti), 8. kohdan (ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja) ja 13. kohdan (sitoutuu ilmastonmuutoksen torjuntaan ja energiatehokkuuden edistämiseen) vastaista. Sen sijaan lausuntopyynnön mukaisten tai asiassa muutoin ilmenneiden isännöintiyrityksen menettelyjen ei voida katsoa olevan lausuntopyynnön mukaisesti eettisten ohjeiden kohdan 3. (toimii avoimesti asunto-osakeyhtiön hankinnoissa ja käyttää hankintaverkostoa asunto-osakeyhtiön eduksi) tai kohdan 7. (huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet) vastaista.
Neuvosto toteaa, että isännöintiyrityksen menettelyt olivat olleet monelta osin eettisten ohjeiden vastaisia. Isännöintiyritys oli laiminlyönyt myös lakisääteisiä velvoitteitaan ja isännöinnin perustehtäviä, jotka olisi tullut järjestää asianmukaisella tavalla isännöitsijän sairaudesta huolimatta. Neuvoston katsoo, että isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä tulee kokonaisuutena arvioiden pitää lievää vakavampana. Varoitusta on siten pidettävä oikeasuhtaisena seuraamuksena isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaisista menettelyistä.
Eri mieltä olevien jäsenten lausunto
Eri mieltä olevat jäsenet olivat isännöintiyrityksen menettelyjen osalta samaa mieltä kuin neuvoston enemmistö. Erimielisyys koski isännöintiyritykselle suositeltavaa kurinpidollista seuraamusta.
Yhtiökokouksia, kokouspöytäkirjoja, kaupparekisteritietoja ja energiatodistuksia koskevat menettelyt olivat olleet selvästi eettisten ohjeiden vastaisia. Selvää on, että nämä isännöintiyrityksen menettelyt olivat aiheutuneet ainakin osittain isännöitsijän vaihtumisesta, uuden isännöitsijän sairastumisesta ja uuden isännöitsijän vaihtumisesta. Isännöintiyritys oli myös pyrkinyt reagoimaan menettelyihin ja korjannut menettelyjään. Tämän vuoksi isännöintiyrityksen menettelyjä ei voida kokonaisuutena arvostellen pitää niin selvästi lievää vakavampana, että varoitusta voitaisiin pitää oikeasuhtaisena seuraamuksena. Huomatusta on siten pidettävä edelleen riittävänä ja oikeana seuraamuksena isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaisista menettelyistä.