Koronakriisi on kurittanut tapahtuma-alaa. Myös me Keskuskauppakamarin tapahtumia järjestävät markkinointitiimiläiset olimme kriisin puhjetessa aluksi ihmeissämme.
Toisella kvartaalilla Keskuskauppakamarin tuotantokalenterissa oli suunniteltu 20 tapahtumaa. Päästövähennys-koulutuksiamme oli suunnitelmissa järjestää ympäri Suomea. HTT-tavarantarkastajien oli tarkoitus kouluttautua risteilyllä. Valtuuskuntamme piti kokoontua Oopperatalolla kevätkokoukseensa ja helmikuussa alkaneen Naisjohtajien mentorointiohjelmamme osallistujajoukko odotti kevään verkostoitumistilaisuuksia ja yhteisiä seminaareja.
Kun koronaepidemia pakotti meidät etätöihin, vierähtivät kaksi ensimmäistä viikkoa Teams-palavereissa ja puhelimessa, kun pohdimme tiimin kanssa: perutaanko, siirretäänkö vai viedäänkö verkkoon? Kartoitimme yhteistyökumppaneita verkkotapahtumille ja vastasimme tapahtumiimme ilmoittautuneiden tiedusteluihin.
Lopulta viisi tapahtumaa siirrettiin toteutettavaksi myöhemmin, kaikki muut toteutettiin verkossa. Tuotettiinpa keväälle seitsemän kokonaan uutta verkkotapahtumaa, kun itseluottamus kasvoi ja osallistujiakin verkkotapahtumien anti tuntui houkuttelevan. Ainoastaan yksi verkostoitumistilaisuus peruttiin. Kaikkiaan toteutimme kevään aikana 27 verkkotapahtumaa ja osallistujia oli yhteensä 925.
Teamsissa ja striimaten
Työpajat toteutettiin Teamsissa niin kuin myös lyhyemmät tietoiskut. Ensimmäiset askeleet verkkotyöpajan fasilitoinnissa olivat hieman haparoivat, mutta opimme nopeasti, kuinka aikatauluttaa verkkotapahtumat ja kuinka aktivoida osallistujia. Totesimme, että työpajan fasilitointi on sujuvinta yhdessä kollegan kanssa, jolloin vuorovaikutteisuutta on helpompi pitää yllä. Aikataulua tulee tiivistää verrattuna livetapahtumaan sekä huolehtia riittävistä tauoista, jotta sekä osallistujat että fasilitoijat pysyvät vireessä. Ole avoin ja kerro tuntemuksistasi, koska sanaton viestintä jää verkossa vajaaksi.
Seminaarit striimasimme ja vuorovaikutteisuus varmistettiin ennakkotehtävillä ja -kyselyillä, keskustelu tapahtui chatin välityksellä. Myös valtuuskuntamme kevätkokous toteutettiin striimaten, ja osallistujia oli linjoilla enemmän kuin olisimme odottaneet paikan päälle. Hyödynsimme digitaalisia alustoja ja löysimme useita uusia yhteistyökumppaneita. Kokeilimme verkostoitumiseen virtuaalisia videotreffejä ja palaute kannustaa jatkamaan, vaikka voimmekin taas toivottavasti pian kohdata toisiamme.
Syksyllä tavataan
Yksi tapahtumien parhaimmista anneista on kuitenkin verkostoituminen ja hyvät keskustelut kollegoiden kanssa – siksi toivommekin hartaasti, että pääsisimme jälleen tapaamaan kasvokkain.
Monet yritykset ja organisaatiot pohtivat vielä, uskaltaako syksyllä tapahtumia järjestää. Me Keskuskauppakamarissa olemme päätyneet siihen, että järjestämme. Tapahtumiimme voi tulla mukaan kumppanina, mikäli oman tilaisuuden järjestäminen vielä arveluttaa.
Syksyllä jatketaan niin verkossa kuin livenäkin. Keskuskauppakamarin tapahtumatarjontaan verkkotapahtumat ovat tulleet jäädäkseen ja osallistuja voi itse valita, kuinka haluaa osallistua. Nyt sammutetaan kamerat ja irrotetaan kuulokkeet korvista kesäloman ajaksi.
Keskuskauppakamari järjestää vaikuttaja- ja sidosryhmätilaisuuksia sekä seminaareja ajankohtaisista teemoista. Tutustu monipuoliseen tapahtumatarjontaamme ja ilmoittaudu mukaan: https://kauppakamari.fi/palvelut/tapahtumat/
Turvallinen osallistuminen tilaisuuksiimme
- Seuraamme viranomaisohjeistusta herkällä korvalla emmekä riskeeraa osallistujien terveyttä. Huomioimme tapahtumissamme osallistujien turvavälit.
- Mikäli tapahtuman aikana on edelleen kokoontumisrajoituksia voimassa, järjestetään tilaisuus verkkotapahtumana/livestreamina.
- Voit myös tarvittaessa vaihtaa lähiosallistumisesi etäosallistumiseksi lähempänä tilaisuutta rajoitusten niin vaatiessa.
- Järjestämme tilaisuutemme vain luotettavien, hygieniasta ja turvallisuudesta huolehtivien kumppanien kanssa.
- Mikäli sinulla on Covid-19:n oireita, kuten lievääkin kurkkukipua, yskää, nuhaa tai kuumetta, pyydämme jäämään kotiin. Olemme joustavia peruutusehdoissamme. Tervetuloa oireettomana!
